- A cobrança começa antes da inadimplência: contrato claro, documento que prova a dívida e dados atualizados do devedor.
- A fase extrajudicial (notificação, protesto, negativação, acordo) resolve a maior parte dos casos com custo baixo.
- O tipo de documento define o caminho judicial: título executivo permite execução direta; sem título, o caminho é a ação monitória ou de cobrança.
- Prescrição é o prazo que mata o direito de cobrar: cheque, nota promissória, duplicata e contrato têm prazos diferentes.
- Nem toda dívida vale a cobrança judicial; a decisão considera valor, patrimônio do devedor e custo do processo.
A cobrança começa no contrato
A facilidade de cobrar uma dívida é definida muito antes do atraso. Ela depende de três coisas: um contrato que descreva com clareza o que foi vendido e quanto deve ser pago; um documento que prove a entrega ou a prestação do serviço; e dados corretos do devedor (razão social, CNPJ, endereço, sócios). Empresas que vendem "no fio do bigode", com pedidos por mensagem e sem comprovante de entrega, têm dificuldade de cobrar até valores relevantes.
Um detalhe que muda o jogo jurídico: desde a Lei 14.620/2023, o contrato assinado eletronicamente, com integridade e autoria comprovadas, é título executivo extrajudicial mesmo sem duas testemunhas. Isso significa que a empresa pode ir direto à execução, sem precisar de uma fase de conhecimento. Vale a pena revisar a forma de contratação para aproveitar essa regra.
Fase extrajudicial
A maior parte das dívidas se resolve sem processo, e com custo muito menor. As ferramentas, em ordem de intensidade:
Contato e notificação
Primeiro o contato comercial, para entender o motivo do atraso. Muitas inadimplências são operacionais (nota fiscal com erro, boleto não recebido, divergência de entrega). Se não houver solução, a notificação extrajudicial formaliza a cobrança, constitui o devedor em mora e cria a evidência de que a empresa tentou resolver. Deve indicar o valor, a origem, o prazo para pagamento e as consequências do não pagamento.
Protesto
O protesto em cartório é um instrumento eficiente e barato. Serve para títulos (duplicata, cheque, nota promissória) e também para contratos e outros documentos de dívida. O devedor é intimado, tem três dias úteis para pagar e, se não pagar, o protesto é lavrado e passa a constar em consultas de crédito. Para empresas, o protesto costuma ter efeito imediato, porque afeta o acesso a crédito e a relação com fornecedores.
Negativação
A inclusão nos cadastros de inadimplentes (como Serasa e SPC) exige comunicação prévia ao devedor e é regulada pelo Código de Defesa do Consumidor e pela Lei do Cadastro Positivo. Negativação indevida gera dever de indenizar, então o valor e a origem precisam estar corretos.
Acordo
Em qualquer etapa, o acordo é uma opção. O acordo bem feito é escrito, prevê o valor, o parcelamento, a consequência do descumprimento (vencimento antecipado e multa) e, sempre que possível, é assinado por duas testemunhas ou eletronicamente, para que se torne título executivo. Um acordo descumprido com essa forma vai direto à execução.
Fase judicial: o documento define o caminho
O caminho na Justiça depende do que a empresa tem em mãos.
| O que a empresa tem | Caminho | Como funciona |
|---|---|---|
| Título executivo extrajudicial (cheque, nota promissória, duplicata aceita ou protestada com comprovante de entrega, contrato assinado com duas testemunhas ou eletronicamente, confissão de dívida) | Execução de título extrajudicial | O devedor é citado para pagar em 3 dias. Se não pagar, seguem-se a penhora de bens, o bloqueio de contas (Sisbajud), a restrição de veículos (Renajud) e a busca de bens. O devedor só discute o mérito por meio de embargos. |
| Prova escrita da dívida sem força de título (contrato sem testemunhas, e-mails, notas fiscais com comprovante de entrega, boletos) | Ação monitória | O juiz expede ordem de pagamento em 15 dias. Se o devedor não se opuser, a ordem vira título executivo judicial. Se se opuser, o processo segue como ação comum. |
| Dívida sem prova escrita ou com discussão sobre o valor | Ação de cobrança (procedimento comum) | Processo completo, com produção de provas. Ao final, a sentença é executada. |
A diferença de tempo e custo entre os três caminhos é grande. Por isso, a forma de contratar e documentar é uma decisão de cobrança, não apenas comercial.
Prescrição: o prazo que encerra o direito de cobrar
Cada documento tem um prazo para ser executado. Passado o prazo, a execução não é mais possível, embora a cobrança por outro caminho ainda possa ser.
| Documento | Prazo para executar | Depois do prazo |
|---|---|---|
| Cheque | 6 meses, contados do fim do prazo de apresentação (30 dias na mesma praça, 60 dias em praça diferente) | Ação monitória em até 5 anos, contados do dia seguinte ao fim do prazo de apresentação (Súmula 503 do STJ) |
| Nota promissória | 3 anos, contados do vencimento | Ação monitória em até 5 anos, contados do vencimento (Súmula 504 do STJ) |
| Duplicata | 3 anos, contados do vencimento | Ação de cobrança ou monitória, no prazo geral |
| Contrato e dívidas líquidas em documento particular | 5 anos (art. 206, § 5º, I, do Código Civil) | Encerrado o prazo, a dívida não é mais exigível judicialmente |
A prescrição é o erro mais caro e mais silencioso da cobrança empresarial. Carteiras de recebíveis antigos costumam ter parte relevante já prescrita porque ninguém acompanhou a data. Uma rotina de gestão dos títulos, com alertas por vencimento, evita isso.
Desde a Lei 14.905/2024, quando o contrato não fixa os juros de mora, aplica-se a taxa legal, que corresponde à Selic descontada do IPCA, e a correção monetária segue o IPCA. Contratos empresariais podem fixar juros, multa e índice de correção próprios, dentro dos limites legais, e é recomendável que o façam, porque a taxa legal tem ficado baixa.
Decidir se vale cobrar
Nem toda dívida deve ir à Justiça. A decisão considera o valor, a existência de patrimônio conhecido do devedor, o custo do processo (custas, honorários, tempo da equipe) e a probabilidade de recuperação. Uma dívida de R$ 15 mil contra uma empresa sem bens e com dezenas de execuções em andamento provavelmente não justifica o investimento; a mesma dívida contra uma empresa ativa, com imóvel próprio, justifica. Em carteiras maiores, esse critério se transforma em uma régua de cobrança: valores e perfis que seguem para protesto, para acordo, para execução ou para baixa.
Quando o devedor é uma empresa sem bens, mas os sócios têm patrimônio, existe a possibilidade de desconsideração da personalidade jurídica, que permite alcançar os bens dos sócios em caso de abuso, confusão patrimonial ou encerramento irregular. É um incidente com requisitos próprios e não funciona automaticamente, mas deve estar no radar antes de dar a dívida por perdida.
O processo de cobrança como rotina
A empresa que recupera crédito tem uma régua: em que dia após o vencimento faz o contato, em que dia notifica, quando protesta, quando negativa, quando propõe acordo, quando aciona o jurídico. Essa régua elimina a decisão caso a caso, acelera a cobrança e, principalmente, impede que os prazos de prescrição passem despercebidos. Definir a régua, os documentos que serão exigidos na venda e os critérios para a fase judicial é um trabalho jurídico com efeito direto no caixa.
Perguntas frequentes
Boleto bancário é título executivo?
Não, por si só. O boleto é um meio de cobrança. Para executar, a empresa precisa do documento que originou a dívida: contrato assinado, duplicata com comprovante de entrega ou aceite, ou confissão de dívida. Sem isso, o caminho é a ação monitória, com o boleto, a nota fiscal e o comprovante de entrega como prova escrita.
Posso protestar um contrato de prestação de serviços?
Sim. A Lei 9.492/1997 admite o protesto de títulos e de outros documentos de dívida, o que inclui contratos com valor certo e vencido. O cartório intima o devedor, que tem três dias úteis para pagar antes de o protesto ser lavrado.
Quanto tempo leva uma execução?
Varia muito com a comarca e com a existência de bens. Quando o devedor tem valores em conta ou bens localizáveis, a execução pode resolver em meses. Quando não há bens, o processo pode ficar suspenso, e a discussão passa a ser sobre prescrição intercorrente e sobre a busca de patrimônio dos sócios.
A empresa pode cobrar juros de 10% ao mês do cliente inadimplente?
Entre empresas, os juros de mora podem ser fixados em contrato, mas percentuais muito acima do mercado podem ser reduzidos judicialmente por abusividade. Com consumidores, a multa de mora é limitada a 2% pelo Código de Defesa do Consumidor. Sem previsão contratual, aplica-se a taxa legal da Lei 14.905/2024.
Este artigo tem caráter informativo e reflete a legislação e o entendimento vigentes na data de publicação. Ele não substitui a análise jurídica do caso concreto. Para uma análise prévia da situação da sua empresa, fale com a equipe.